FMIPA UI Matangkan Persiapan Surveillance ISO 9001:2015 Jelang Audit Eksternal

Depok, 17 Juli 2026 – Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia (FMIPA UI) memulai rangkaian pendampingan Surveillance ISO 9001:2015 melalui kegiatan Kick Off Pendampingan Surveillance ISO 9001:2015 yang berlangsung di Gedung Laboratorium Riset Multidisiplin Pertamina FMIPA UI, Senin (13/7). Kegiatan ini bertujuan memperkuat kesiapan seluruh unit kerja dalam menghadapi audit eksternal, memastikan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 berjalan sesuai standar, serta mendorong peningkatan kualitas layanan, tata kelola, dan budaya perbaikan berkelanjutan di lingkungan FMIPA UI.

Kegiatan menghadirkan narasumber Prof. Dr. Ir. Rahmat Nurcahyo, M.Eng.Sc. dan Dr. Muhammad Habiburrahman, S.T., M.T. Praktisi ISO 9001 dan ISO 21001 di lingkungan organisasi pendidikan, serta diikuti oleh pimpinan fakultas, kepala unit, manajer, dan para staf unit kerja di lingkungan FMIPA UI. Pendampingan ini menjadi langkah awal untuk menyelaraskan pemahaman seluruh unit mengenai tahapan surveillance audit, peninjauan dokumen mutu, serta pemenuhan bukti implementasi (evidence) yang akan menjadi objek penilaian auditor eksternal.

Membuka kegiatan tersebut, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura, dan Administrasi Umum FMIPA UI, Prof. Dr. Ivandini Tribidasari Anggraningrum, S.Si., M.Si., mengatakan bahwa pendampingan surveillance ISO 9001:2015 menjadi momentum bagi seluruh unit kerja untuk menyelaraskan dokumen, memperkuat tata kelola, dan meningkatkan kualitas layanan di lingkungan fakultas. Ia berharap seluruh unit dapat memanfaatkan proses pendampingan sebagai sarana memperkuat budaya mutu dan kesiapan menghadapi audit eksternal.

“Kami berharap seluruh unit dapat memanfaatkan pendampingan ini untuk memastikan setiap proses berjalan sesuai standar, sehingga implementasi sistem manajemen mutu di FMIPA UI semakin baik dan berkelanjutan,” ujar Prof. Ivandini.

Sementara itu, narasumber pendamping ISO, Prof. Rahmat menjelaskan bahwa surveillance audit bertujuan memastikan sistem manajemen mutu tetap dijalankan secara konsisten setelah sertifikasi diperoleh. Menurutnya, audit tidak berorientasi pada pencarian kesalahan, melainkan mendorong organisasi melakukan evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan.

“ISO bukan untuk membebani atau menakut-nakuti. Prinsip utamanya adalah continuous improvement. Audit dilakukan untuk melihat peluang perbaikan sehingga sistem yang sudah baik dapat terus ditingkatkan,” jelas Prof. Rahmat

Dalam sesi pendampingan dijelaskan bahwa sertifikasi ISO 9001:2015 memiliki keterkaitan erat dengan penguatan zona integritas, manajemen risiko, akreditasi program studi, hingga peningkatan reputasi organisasi. Selain itu, kepuasan mahasiswa tidak hanya ditentukan oleh kualitas pembelajaran, tetapi juga dipengaruhi oleh mutu layanan administratif yang diberikan oleh program studi maupun fakultas.

Materi pendampingan juga mengulas siklus sertifikasi ISO 9001:2015, mulai dari initial audit, surveillance tahunan, hingga proses resertifikasi. Pada tahun ini, FMIPA UI memasuki tahapan surveillance yang dijadwalkan berlangsung pada 24–28 Agustus 2026.

Dalam rapat turut dibahas hasil evaluasi kesiapan dokumen menjelang audit. Beberapa temuan menunjukkan masih terdapat ketidaksesuaian antara dokumen Prosedur Operasional Baku (POB) yang tersedia pada sistem daring dengan versi revisi terbaru. Selain itu, sejumlah unit masih perlu melengkapi POB untuk beberapa proses kerja, bukti pelaksanaan kegiatan (evidence), serta memperbarui risk register sesuai kondisi terkini.

Untuk memastikan kesiapan seluruh unit, FMIPA UI telah menyusun rangkaian tahapan menuju audit eksternal. Sesuai rencana, kegiatan akan diawali dengan proses review dan revisi dokumen ISO pada 13–22 Juli, dilanjutkan pengesahan dokumen revisi pada 24–25 Juli, pelatihan auditor internal pada 27–31 Juli, audit internal pada 3–7 Agustus, tindak lanjut hasil audit pada 10–14 Agustus, rapat tinjauan manajemen pada 18–20 Agustus, serta pemeriksaan akhir dokumen dan bukti implementasi pada 21 Agustus. Audit eksternal Surveillance ISO 9001:2015 selanjutnya dijadwalkan berlangsung pada 24–28 Agustus 2026.

Selain penyesuaian dokumen, setiap unit juga diminta meninjau kembali sasaran mutu, indikator kinerja, risiko dan peluang, serta melengkapi rekaman mutu seperti hasil survei kepuasan pelanggan, tindak lanjut keluhan, dan capaian program kerja. Peninjauan dokumen dilakukan untuk menyesuaikan perubahan struktur organisasi FMIPA UI periode 2025–2029, proses bisnis UI terbaru, serta format baru Prosedur Operasional Baku yang berlaku di lingkungan universitas.

Dalam diskusi juga mengemuka perlunya penyusunan POB baru untuk sejumlah proses yang belum terdokumentasi, termasuk manajemen krisis, seperti penanganan isu atau pemberitaan viral. Langkah tersebut dinilai penting agar seluruh proses pelayanan memiliki standar operasional yang jelas dan dapat menjadi acuan dalam pelaksanaan maupun audit di masa mendatang.

M Melalui pendampingan ini, FMIPA UI terus memperkuat implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 guna mendukung peningkatan tata kelola dan kualitas layanan. Langkah tersebut diharapkan dapat menunjang keberhasilan audit eksternal sekaligus mendorong perbaikan berkelanjutan di seluruh unit kerja.